工作人员根据其零星开支、零星采购等的实际需要而核定一个现金数额，并保证其经常 保持核定的数额。实行定额备用金制度，使用定额备用金的部门或工作人员应按核定的定额填写借款凭证，一次性领出全部定额现金，用后凭发票等有关凭证报销，出纳员按报销金额补充原定额，从而保证该部门或工作人员经常 保持核定的现金定额。只有等到撤销定额备用金或调换经办人时才全部交回备用金，实行定额备用金的单位，其内部各部门或有关工作人员使用备用金购买货物或用于零星开支后，应将所购买的货物交由仓库保管员验收入库，凭验收入库单连同发票到财务部门报销，用于其他开支的凭发票或其他原始凭证到财务部门报销。有关部门或工作人员报销时，会计人员应编制现金付款凭证。出纳人员依据付款凭证将报销的金额用现金补给报销的部门或工作人员，这样报销后有关部门或工作人员手中的现金又达到了核定的限额。
非定额备用金是指单位对非经常使用备用金的内部各部门或工作人员，根据每次业务所需备用金的数额填制借款凭证，向出纳人员预借现金，使用后凭发票等原始凭证一次性到财务部门报销，多退少补，一次结清，下次再用时重新办理领借手续。 报销时财务部门编制转账凭证，其借方科目与定额备用金报销时相同，其贷方科目则为“其他应收款”科目。对于实际支出额小于预借金额的应编制现金收款凭证，收回多借的现金；对于实际支出大于预借金额的，编制现金付款凭证，补给经办人员垫付的款项。
例35某商业企业的储运部门发生与备用金有关的经济业务如下
1储运部门向财务部借备用金500元。
按定额管理核算
借其他应收款备用金储运部门500贷库存现金500按非定额管理核算
借其他应收款备用金储运部门500贷库存现金500储运部门报销运费250元。
按定额管理核算
借经营费用运费250
贷库存现金250
按非定额管理核算
借经营费用运费250
贷其他应收款备用金储运部门250储运部门将备用金的余额交回财会部门。
按定额管理核算
借库存现金500
贷其他应收款备用金储运部门500按非定额管理核算
借库存现金250
贷其他应收款备用金储运部门25062差旅费的预借与报销1差旅费的预借。
单位工作人员因出差需借支差旅费时，应首先到财务部门领取并填写借款单，按照借款单所列内容填写完整，然后送所在部门的领导和有关人员审查签字。财务部门根据借款单编制现金付款凭证，其会计分录为
借其他应收款备用金
贷库存现金
出纳人员根据单位内部规定的审批权限和程序，对借款单和付款凭证进行审核，认为手续齐备并符合制度规定要求的即可予以支付。
2差旅费的报销。
出差人员回到单位后报销差旅费，首先应填写报销单，经所在部门和财务部门领导审查签字，由财务部门有关人员对差旅费进行结算，编制会计凭证后交出纳人员具体办理现金收付。
在具体结算报销过程中，对于实行定额备用金的部门和有关人员按其实际报销金额，编制现金付款凭证，其会计分录为
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